主任 中村 嘉和
１．ビジョン
- 秘書室は理事長及び慈泉会に所属する医師が本来の業務に専念できるようサポートするとともに、要望事項にも臨機応変に対応する。
- 秘書室は慈泉会全体の顔であることを認識し、院内外の対応窓口としての役割を果たすとともに、院内外の関係者と信頼関係を構築し、来訪者の満足度向上に努める。
２．サービス・業務内容
＜理事長＞
- 理事長秘書業務に関すること
- 外部機関・団体（日本病院会、日本人間ドック学会、厚生労働省、VHJ機構・研究会、全国病院経営管理学会 他）との連絡窓口、電話及び来客対応、予定表作成、スケジュール調整（院内外）、出張手配、講義資料データ更新・作成、書類管理、理事長室環境整備
- 慈泉会公文書受付、採番管理（慈泉会・理事長・開設者宛）
- 慈泉会理事長名での慶弔対応
- 外部事務局業務に関すること（長野県透析医会・長野県日本病院会支部）
- 日程調整（会議、総会、講演会等）、案内作成、資料作成、議事録作成、会費請求・管理、会員施設担当者とのメール連絡・問合せ窓口
- お中元・お歳暮に関すること
- 発送先リスト作成、品物選び、発注・発送作業、受け取り簿作成、お礼状発送
- 年賀状・暑中見舞い・各種挨拶状に関すること
- 発送先リスト作成、喪中リスト作成（医療連携センターと情報共有）、ハガキ作成・発送、受け取った年賀状・暑中見舞い各種挨拶状の仕分け
＜相澤病院長＞
- 相澤病院長秘書業務に関すること
- 外部機関・団体との連絡窓口、電話及び来客対応、スケジュール調整（院内外）、出張手配、書類管理、相澤病院長室環境整備
- 運営報告管理
- 相澤病院長名での慶弔対応
＜その他＞
- 代表メールアドレス（理事長・相澤病院長・秘書室）に届いたメールの処理
- 慈泉会理事に係る庶務業務
＜医局＞
- 医師の労務管理に関すること
- 医師の勤務管理（勤務表の作成・更新）、休暇欠勤整理簿の管理、休診代診許可願い、出張手配、医局の環境整備、非常勤・外部医師への対応（勤務報告書、宿泊手配等）、医局への入退局に関する業務（準備、医局内の案内等）、当直業務管理（鍵・当直衣等の管理、夕食手配等）
- 医局窓口業務に関すること
- 来客対応（保険会社、製薬メーカー等）、医師との面談日程調整及び電話対応
- 各種データ管理及び業務支援
- 科別・個人別週間勤務表作成、学術業績管理（学会発表、年報用等）、運営報告管理（提出状況、面談時の日程調整）、学会関連（学会費振込、発表資料の準備支援等）、支援業務（院内外の行事、書類管理、配布物取り纏め、医師宛郵便物仕分け、白衣等の受け取り・配布、総合医局医師名簿・緊急連絡網の更新）
- お中元・お歳暮に関すること
- 品物発送支援、受け取り簿作成、お礼状発送
- 医局費の管理（出納、決算、慶弔手配等）
- 診療部会議事務局
３．体制
主任1名、室員3名
